De databanken van Justitie worden voorbereid op een efficiëntere datastroom. Een noodzakelijke voorwaarde voor een goed uitgewerkte informatica-architectuur is een gestructureerde aanlevering van gegevens. Om die reden werd de focus gelegd op het digitaliseren van de belangrijkste gegevensfluxen binnen Justitie – zowel inzake gegevensinzameling, dossieraanleg als interpersoonlijke communicatie.
In navolging van het only once-principe – het beginsel van de unieke gegevensinzameling, informatiebeheer met een minimum aan intrusie voor de rechtsonderhorigen, streeft ertoe om een einde te maken aan het meermaals opvragen van dezelfde gegevens, ook binnen de overheidsdiensten – worden de datastromen binnen en rond Justitie in een keurslijf gegoten.
Die evolutie vindt plaats in nauwe samenwerking met het notariaat, de nationale kamer van gerechtsdeurwaarders en de balieverenigingen.
Videoconferentie
Voor zowel formele handelingen als informeel overleg kan verbale elektronische communicatie tijds- en kostenbesparend werken. Daarom werd voorzien in de stapsgewijze invoering van het gebruik van videoconferentie, zowel voor interne vergaderingen als in het kader van gerechtsprocedures zoals voor de raadkamer, bij rogatoire commissies, bij contacten met de gevangenen en bij het pleiten vanuit verschillende pleitplaatsen. Daarnaast werd het eveneens mogelijk gemaakt om notariële akten te verlijden vanuit twee of meerdere notariskantoren met behulp van videoconferenties.
e-Depot & e-Griffie
Voor de instroom van gegevens werden er reeds op verschillende punten digitaliseringsprojecten opgezet. Projecten zoals e-Depot en e-Griffie werden aangestipt in de Justitieplan als loci waar focus op continuïteit het beste resultaat zal opleveren. De elektronische neerlegging van akten van vennootschappen is vanuit die hoek verder uitgebouwd. Sinds 1 januari 2016 werd de elektronische neerlegging voor de vennootschapsakten verplicht gemaakt.
In 2016 volgt de afwerking van het project voor de niet-vennootschappelijke rechtspersonen. Ten opzichte van de algemene communicatie via het e-Box-project biedt een dergelijk geïntegreerd project extra voordelen, waaronder de automatische voeding van het Belgisch Staatsblad, het elektronisch archief van de vennootschapsdossiers en de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Het maakt op termijn ook online-consultatie van de vennootschapsdossiers online, met een aanzienlijke werklastvermindering voor de griffies van de rechtbanken van koophandel.
Elektronische handtekening
Om een efficiënte datastroom te kunnen bewerkstelligen, dienen alle nieuwe elementen in een procedure in een geïnformatiseerd formaat te worden aangeleverd. De handtekening, vanouds een noodzakelijk onderdeel van officiële rechtsgang, vergde daarvoor bijzondere aandacht.
Om wetstechnische redenen was het gebruik van elektronische handtekeningen nog niet algemeen aanvaard voor authentieke akten. De derde Potpourri-wet heeft die lacune opgevuld: digitale verificatietechnieken die voldoende sterke garanties bieden, werden gelijk gesteld met de analoge handtekening, zodat de juridische totstandkoming van elektronische authentieke aktes voortaan niet meer gehinderd.
In samenwerking met de juridische beroepen wordt een netwerk van authentieke bronnen opgezet waarmee de formele controle op de hoedanigheid van tekenende actoren binnen Justitie volledig geautomatiseerd kan verlopen.
VAJA
Alle vonnissen en arresten uitgesproken door de hoven en rechtbanken die onder de bevoegdheid van de Minister van Justitie vallen, zullen worden opgeladen in de VAJA-databank. VAJA maakt de elektronische afschriften van de vonnissen aan en bezorgt ze elektronisch aan al wie het behoort. De administratieve werklast van het zogenaamde “post-vonnis-werkproces” zal hierdoor aanzienlijk worden verlaagd.