Aan de hand van de applicatie e-Deposit die momenteel reeds op verschillende rechtbanken operationeel is, kunnen advocaten of burgers hun conclusies en dossierstukken op digitale wijze neerleggen in het dossier op de rechtbank. De applicatie bezorgt die documenten niet enkel aan de griffie, maar steekt ze ook rechtstreeks in het dossier.
De e-Deposit applicatie biedt voordelen voor alle betrokken actoren. Zo hoeft de advocaat zich niet langer naar de rechtbank te begeven om er zijn conclusies neer te leggen en is hij niet langer gebonden aan de openingsuren van de griffie. De digitale griffie is immers open op alle uren van de dag. Voor het griffiepersoneel heeft de e-Deposit applicatie tot voordeel dat ze niet langer manuele handelingen hoeft te stellen om de neergelegde conclusies en stukken in het juiste dossier onder te brengen.
CROS
CROS – het Centraal Register voor Onbetwiste Schuldvorderingen - beheert de invorderingsprocedure voor de geldschulden die door de schuldenaar niet worden betwist maar ook niet worden betaald. Bij gebreke aan betwisting, regeling of afbetalingsovereenkomst, bekomt de schuldeiser aan het einde van de procedure een uitvoerbare titel die door een gerechtsdeurwaarder wordt afgeleverd. Indien tijdens het verloop van deze gedigitaliseerde procedure de schuldenaar het bestaan of de hoogte van de geldschuld toch betwist, zal de schuldeiser vooralsnog voor de rechtbank zijn vordering moeten instellen om een uitvoerbare titel te bekomen. CROS heeft de rechtbanken van koophandel bevrijd van de werkoverlast die was ontstaan nadat de wet “natuurlijke rechter” de ondernemingsrechtbanken bevoegd had gemaakt voor de invorderingsprocedures. De cultuurverandering om een uitvoerbare titel te bekomen met een buitengerechtelijke en dus snellere en goedkopere procedure is reeds in belangrijke mate doorgedrongen. De procedure, die enkel in business-to-business situaties kan worden toegepast, wordt opgestart door een herinneringsbrief van de advocaat van de schuldeiser. Bij gebreke aan resultaat kan de advocaat de gerechtsdeurwaarder verzoeken om de procedure via het platform op te starten. Indien na aanmaning er geen akkoord tussen schuldenaar en schuldeiser tot stand komt, bekomt de schuldeiser een uitvoerbare titel. In de procedure zijn de nodige garanties ingebouwd ter bescherming van de schuldenaar. Hij wordt immers herhaaldelijk geïnformeerd, heeft de kans om regelingsvoorstellen te doen en kan op eenvoudige wijze aangeven of hij de schuld of de hoogte ervan betwist. De kosten, boetes en intresten die boven op de hoofdsom via deze procedure kunnen worden gevraagd en bekomen, zijn bij wet beperkt.
Knipperlichtendatabank
Het handelsonderzoek ingericht bij de rechtbanken van koophandel tracht ondernemingen in moeilijkheden op te sporen en hen aan te zetten tot de gepaste maatregelen. Indien nodig zal de rechtbank ambtshalve optreden door een curator aan te duiden of een ambtshalve faillissement uit te spreken.
De wet van 17 mei 2017 verruimde de opdracht van de dienst voor handelsonderzoek met de opsporing van bedrijven die administratief nalatig zijn door bijvoorbeeld het herhaaldelijk niet tijdig neerleggen van de jaarrekeningen. In dezelfde wet werd aan de rechtbank een nieuw instrument gegeven om deze soms slapende en nalatige, maar soms ook malafide vennootschappen, aan te pakken. De rechtbank kan deze ondernemingen nu oproepen en desnoods een procedure van vereffening door de wet opstarten.
Om een efficiënte opsporing van de ondernemingen mogelijk te maken werd in de wet ook een wettelijke basis voorzien voor de knipperlichterdatabank die vóór het einde van 2017 in alle ondernemingsrechtbanken operationeel zal zijn. Deze databank brengt, dankzij een zoekfunctie in de verschillende overheidsdatabanken, alle nuttige informatie samen omtrent ondernemingen in moeilijkheden of administratief nalatige ondernemingen. Aan de hand van ingestelde parameters levert de databank een lijst op van ondernemingen die in aanmerking komen om te worden opgeroepen door de dienst voor handelsonderzoek. Deze databank levert bovendien de noodzakelijke administratieve informatie en economische analyserapporten op om het dossier te stofferen. Voorbeelden van knipperlichten zijn geprotesteerde wissels, achterstallige belastingen en sociale bijdrage, beslagen, veroordelingen bij verstek, achterstand in de neerlegging van jaarrekeningen, enz.
Regsol
Het centraal register solvabiliteit – kortweg RegSol – is het ICT-platform waarop de digitale faillissementsdossiers worden beheerd. Voor elke faillissementsprocedure wordt het bijhorende faillissementsdossier digitaal bijgehouden op dit platform. Een faillissementsdossier kan bijvoorbeeld de vorderingen bevatten van schuldeisers, de verslagen van de curators en de uitspraken van de rechtbank in dat specifiek dossier.
Daarnaast verwerkt RegSol alle relevante gegevens, zoals de termijnen en de status van de vorderingen, zodat de administratieve afhandeling van het faillissement grotendeels geautomatiseerd kan verlopen.
RegSol heeft twee categorieën van gebruikersgroepen. Enerzijds zijn er de rechtbanken en de gerechtelijke mandatarissen – de curator en de rechter-commissaris – die via RegSol hun interne communicatie voeren. Anderzijds zijn er alle andere betrokkenen in het faillissement zoals de schuldeiser en de schuldenaar.
De schuldeisers leggen via RegSol hun schuldvordering neer en kunnen er, net als de schuldenaar en andere belanghebbenden, terecht voor een stand van zaken. Ook de Deposito- en Consignatieskas, de gerechtsdeurwaarders en notarissen alsook alle andere actoren die bij een faillissementsprocedure betrokken zijn, zullen digitaal worden geconnecteerd.
Vanaf 1 mei 2018, wanneer de nieuwe insolventiewet van toepassing wordt, zullen ook de andere insolventieprocedures maximaal via RegSol worden beheerd.
Bewindvoering
De bijzondere procedure inzake bewindvoering zal worden beheerd door een specifiek daarvoor gecreëerd register met digitale dossiers. Ook dit register zal toegankelijk zijn voor alle in de procedure betrokken actoren en zal de communicatie tussen de actoren organiseren. Het zal ook de rechters toelaten om de bewindvoeringsdossiers veel beter op te volgen.
Door digitalisering en standaardisering van de verzoekschriften zal het ook voor de burger gemakkelijker worden om deze procedures zelf op te starten en de bewindvoering op zich te nemen. Zij zullen zelf geen dossier meer moeten bijhouden als bewindvoerder omdat een centraal beschikbaar dossier voor hen wordt bijgehouden. Omwille van de enorme toename van de bewindvoeringen, onder andere door de vergrijzing van de bevolking, is dit register en haar gedigitaliseerde procedures een belangrijk instrument voor een kwaliteitsvolle uitvoering en opvolging van de bewindvoeringen.
Collectieve schuldenregeling
Het Centraal Register Collectieve Schuldenregeling, in ontwikkeling bij de balieverenigingen, biedt een geïnformatiseerd platform waarop het beheer, de opvolging en de behandeling van de dossiers van collectieve schuldenregeling kan plaatsvinden. Het zorgt bovendien voor een snelle en kostenefficiënte uitwisseling van deze gegevens tussen de rechtbank, de schuldbemiddelaar, de schuldenaar en de verscheidene schuldeisers.
De veelvuldige communicatiestromen die vandaag het beheer van de collectieve schuldenregeling bijzonder belastend maken, worden vervangen door een centraal digitaal dossier dat alle in de procedure betrokken partijen kunnen raadplegen. Zij worden per mail of brief verwittigd van zodra er een nieuwe voor hen relevante informatie aan het dossier wordt toegevoegd.
De vorderingen van schuldeisers, de voorgestelde betalingsplannen en eventuele beslissingen van de rechter in een dossier zullen dus te allen tijde ter inzage beschikbaar zijn voor de betrokkenen en belanghebbenden, zonder dat men zich daarvoor naar de griffie moet begeven of de bemiddelaar moet aanschrijven. Inzage kan dus voortaan ook buiten de openingsuren van de griffies.