De regering heeft beslist dat een algemene vergadering ook digitaal kan plaatsvinden. Dat is belangrijker dan het misschien op het eerste gezicht lijkt. “De coronacrisis maakt het moeilijk te vergaderen, terwijl daar meer dan ooit behoefte aan is.”

Sinds vorige week kan elke onderneming of vereniging een digitale jaarvergadering organiseren, ook als dat niet in de statuten is voorzien. Een andere optie is de vergadering tot tien weken uit te stellen. Het besluit is een maatregel van minister van Justitie Koen Geens (CD&V). De nieuwe spelregels bieden een antwoord op een pertinent probleem: hoe organiseer je een algemene vergadering in coronatijden?

Een jaarvergadering is niet vrijblijvend. “In principe moet het bestuur de jaarrekening ten laatste zes maanden na de afsluitdatum van het boekjaar voorleggen aan de aandeelhouders”, zegt Frederik Van Overtveldt, advocaat van het kantoor Caluwaerts Uytterhoeven. Voor de meeste ondernemingen loopt een boekjaar van 1 januari tot 31 december, wat maakt dat de algemene vergadering moet plaatsvinden voor 30 juni. “Bedrijven moeten uiterlijk dertig dagen na de goedkeuring en ten laatste zeven maanden na de afsluting van het boekjaar hun jaarrekening hebben neergelegd bij de Nationale Bank”, zegt Van Overtveldt.

Schriftelijk goedkeuren

De aandeelhouders kunnen ook schriftelijk goedkeuren wat het bestuur voorlegt. Dan hoeft het bedrijf geen fysieke algemene vergadering te organiseren. “Maar dat kan alleen als iedereen akkoord gaat”, merkt Van Overtveldt op. Hij vermoedt dat er bij 90 tot 95 procent van de ondernemingen unanimiteit is, waardoor de vergadering gewoon schriftelijk kan gebeuren. Die is afgerond wanneer de laatste goedkeuring binnen is. Als er verdeeldheid is, is er een andere optie. Aandeelhouders kunnen een volmacht geven aan een derde persoon, die in hun plaats stemt. Van Overtveldt geeft het voorbeeld van een onderneming waar tien familiale aandeelhouders verdeeld zijn in twee kampen. Dan kan elke groep één vertegenwoordiger afvaardigen. “Maar dat vergt wel wat afspraken.”

Vooral bij grote ondernemingen kunnen de meningen verdeeld zijn. “Hoe meer aandeelhouders, hoe groter de kans is dat er afwijkende meningen zijn”, weet Van Overtveldt. In zo’n geval kunnen ondernemingen een beroep doen op elektronische communicatiemiddelen. Dat kon voor de beslissing van Geens ook al, maar dan moet die optie wel in de statuten staan. Bij de meeste ondernemingen is dat niet het geval.

Dividend en reserves

De jaarvergadering lijkt op het eerste gezicht een luxeprobleem in tijden dat bedrijven vooral bezig zijn met het hoofd boven water houden. Bernard Thuysbaert, managing partner bij het advieskantoor Deminor, spreekt dat tegen: “Bedrijven zitten in een nooit geziene situatie, maar ze zijn wel verplicht 2019 correct af te sluiten. Daarbij moeten ze bijvoorbeeld beslissingen nemen over het dividend en de reserves. Een bedrijf moet ook iets zeggen over de vooruitzichten en dus over de weerslag van de coronacrisis op het bedrijf.” Daar knelt de schoen. Het is ontzettend moeilijk in te schatten wat de impact van die crisis zal zijn, waarvan niemand weet hoelang ze zal duren. Thuysbaert: “Daar kunnen meningsverschillen over ontstaan in een bestuur. Dat is gezond. De rol van het bestuur bestaat er ook in het management uit te dagen.”

In sommige gevallen moet worden vergaderd om dringende maatregelen te kunnen nemen. Thuysbaert geeft het voorbeeld van de alarmbelprocedure, die wordt ingeroepen als het nettoactief daalt onder de helft van het maatschappelijk actief. Een bijzondere algemene vergadering moet dan beslissen of de onderneming nog voortdoet. Thuysbaert ziet dan ook een tegenstrijdigheid: “De crisis maakt het moeilijk te vergaderen, terwijl daar meer dan ooit behoefte aan is. Ik adviseer meer dan ooit om in dialoog te blijven met de aandeelhouders.”

Juridische disputen

Thuysbaert sluit niet uit dat het tot disputen komt. “Ik heb nu al meegemaakt dat een advocaat dreigde de wettigheid van de besluiten van de digitale algemene vergadering aan te vechten, omdat die mogelijkheid niet in de statuten stond.” Ook over dividenden verwacht hij discussies. “Je mag niet vergeten dat familiale aandeelhouders van heel wat kmo’s afhankelijk zijn van de dividendinkomsten”, waarschuwt hij. Het dividend staat bij veel bedrijven op de helling.

Thuysbaert waarschuwt dat het dividend zit verrekend in de jaarrekening, die is neergelegd voor de oproeping van de algemene vergadering. “Je kan niet zomaar op de vergadering zeggen dat de jaarrekening is gewijzigd. De raad van bestuur moet wellicht een nieuwe jaarrekening goedkeuren en een nieuwe algemene vergadering bijeenroepen. Anders zet je de deur open voor juridische disputen.”

Thuysbaert denkt bijvoorbeeld aan grote institutionele beleggers die volmachten geven aan derde partijen om in hun plaats te stemmen. Die derde partij zal niet kunnen stemmen als hun klanten de herziene jaarrekening niet hebben bekeken. “Het zou jammer zijn als deze uitzonderlijke situatie tot juridische discussies leidt.”

Digitale vergadering

Enkele organisaties hebben niet gewacht om een digitale algemene vergadering samen te roepen. Ecopower, een coöperatieve groene-energieproducent, riep twee weken geleden zijn coöperanten op zich in te schrijven. “Die mogelijkheid was niet voorzien in onze statuten, maar we hadden wel verwacht dat de wet er zou komen”, zegt woordvoerster Camille Meeus. “Wij willen onze coöperanten informeren en hen vragen laten stellen.” De jaarvergadering van Ecopower was vorig jaar al digitaal te volgen via een livestream. “Toen was er nog geen mogelijkheid op afstand te stemmen en vragen te stellen. Nu kan dat wel”, zegt Meeus. “We vragen wel vragen op voorhand door te sturen. We hebben al 1030 inschrijvingen.” Het is niet de bedoeling dat na de coronacrisis enkel nog digitale jaarvergaderingen plaatsvinden. “We zullen een stream blijven aanbieden, maar als het kan, organiseren we weer een fysieke bijeenkomst. Een algemene vergadering is een uitgelezen kans om de mensen te leren kennen.”