Bedrijven en verenigingen krijgen de kans hun algemene vergadering tot tien weken uit te stellen of volledig digitaal te laten plaatsvinden, ook als hun statuten dat niet toelaten.

Minister van Justitie Koen Geens (CD&V) kondigde de versoepeling van de voorwaarden voor de organisatie van algemene aandeelhoudersvergaderingen zondag aan in zijn eerste pakket volmachtbesluiten. De afgelopen dagen zat Justitie met het Verbond van Belgische Ondernemingen (VBO) samen om een oplossing uit te werken voor bedrijven en verenigingen waarvan de algemene vergadering in het honderd dreigde te lopen door de coronacrisis. Veel algemene vergaderingen vinden plaats in april en mei. Door de pandemie moeten die virtueel plaatsvinden en moeten deelnemers vanop afstand stemmen. De meeste ondernemingen of verenigingen hebben dat niet voorzien in hun statuten.

De regering biedt twee mogelijkheden. Algemene vergaderingen die voor 19 april werden of moeten worden samengeroepen, kunnen volledig elektronisch of schriftelijk plaatsvinden op de voorziene datum. Een andere optie is dat de vergadering wordt uitgesteld. Bedrijven en verenigingen krijgen tot tien weken uitstel na de uiterste datum waarop hun vergadering had moeten plaatsvinden. Meestal ligt die deadline op 30 juni. Vennootschappen en verenigingen die al een uitnodiging hadden uitgestuurd, krijgen de kans die bijeenkomst uit te stellen.

De vergaderingen van mede-eigenaars - bijvoorbeeld in appartementen - die voor 19 april gepland waren, kunnen met vijf maanden worden uitgesteld. Door de ingreep van de regering krijgen alle bedrijven en verenigingen de kans een rechts­geldige algemene vergadering op afstand te organiseren. De stemming kan gebeuren via vooraf opgestuurde formulieren of via volmachten. Aandeelhouders zullen vragen kunnen stellen door die vooraf naar hun onderneming te sturen, of via een webcast. Die oplossingen bestonden voordien ook al, maar de regering maakt ze nu ook mogelijk voor wie daar nog geen rekening mee hield in zijn statuten.

Voor sommige agendapunten op een algemene vergadering - denk aan de bepalingen over het toegestaan kapitaal - is de aanwezigheid van een notaris vereist. In zulke gevallen volstaat het dat die notaris fysiek vergadert met een bestuurder van de onderneming of de organisatie, of met iemand die door het bestuur is aangeduid. De rest van het bestuur kan dan elektronisch verzamelen. De volmachtbesluiten stellen voorts dat als de maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad worden verlengd, met die datum kan worden geschoven.

Pieter Suy