De digitalisering van de burgerlijke stand sleepte op 5 december 2019 de Agoria e-gov Awards voor Rentabiliteit en Het beste project van het jaar in de wacht.

Op 5 december 2019 zijn de Agoria e-gov Awards uitgereikt. De modernisering van burgerlijke stand werd genomineerd in de categorieën Rentabiliteit, Samenwerking en Het beste project van het jaar.

Een gedeelde eer want zowel de FOD Justitie, de FOD Binnenlandse Zaken, de FOD Buitenlandse Zaken, de Dienst Administratieve Vereenvoudiging, verschillende private partners en in het bijzonder de gemeenten en hun vertegenwoordigers droegen bij tot het succes van het project.

Digitaal getekend

Voortaan worden akten van de burgerlijke stand digitaal aangemaakt in alle 581 Belgische gemeenten én 102 consulaire posten en digitaal bijgehouden in de nieuwe centrale databank ‘DABS’. Daarmee zijn papieren akten voorgoed verleden tijd.

Sinds 31 maart 2019 zijn maar liefst:

• 276 000 elektronische akten van burgerlijke stand aangemaakt;
• 210 000 notificatieberichten verstuurd;
• 1,6 miljoen afschriften of uittreksels afgeleverd;
• 5,1 miljoen akten opgevraagd uit de ‘DABS’;
• 8,4 miljoen oude akten gemigreerd.

Bij het opstellen van een geboorte- of huwelijksakte komt geen pen en papier meer kijken. De ambtenaren in het gemeentehuis en in Belgische consulaten tekenen de akten digitaal en slaan ze op in de ‘DABS’. De ambtenaar levert uittreksels en afschriften af uit die databank.

Einde papieren archieven

Ook de FOD Justitie en de rechterlijke orde hebben toegang tot de databank:

• Sinds november hebben alle parketten toegang tot de databank in het kader van hun toezichtfunctie.
• De FOD Justitie stuurt naamsveranderingen sinds juni door naar de nieuwe databank.
• De eerste pilootsites bij hoven en rechtbanken starten midden december met het opladen van vonnissen in de databank als die de akten van de burgerlijke stand beïnvloeden, bv. na een vonnis in een echtscheidings- of afstammingsdossier.

De digitalisering zal dus paal en perk stellen aan de fysieke archieven van miljoenen papieren akten in stadhuizen, rechtbanken en consulaten.

Aktes vanop afstand

Burgers moeten vaak niet meer naar hun geboorteplaats gaan om een afschrift of uittreksel van hun geboorteakte te bekomen. Ook de overheid kan zelf aktes opvragen bij andere diensten waardoor burgers minder vaak naar het gemeentehuis of de rechtbank moeten om die akten voor te leggen. Dat maakt de dienstverlening vlotter voor de burger maar zorgt net zo goed voor heel wat minder werklast bij overheidsdiensten.

Investering loont

Om de burgerlijke stand te digitaliseren, is de laatste 7 jaar ongeveer 7,3 miljoen euro geïnvesteerd.

Die investering loont dubbel en dik. Dat bewijst de jaarlijkse besparing van 39,6 miljoen euro administratieve lasten voor burgers, ondernemingen, gemeenten en de federale overheid. Zij hebben hun verplaatsings- en/of werkingskosten fors zien dalen.