Er komt een einde aan de papieren geboorte- of huwelijksakte. De burgerlijke stand gaat digitaal. Ook het trouwboekje wordt niet meer dan een aandenken van de grote dag.

Waarom wordt de burgerlijke stand gedigitaliseerd?

Bij een geboorte, huwelijk of voornaamswijziging komt er vanaf 1 april geen balpen meer aan te pas. Ambtenaren van de burgerlijke stand ondertekenen de akte met hun elektronische identiteitskaart. Minister van Justitie Koen Geens (CD&V) wil minder rompslomp, snellere dienstverlening en minder beschimmelde documenten in de archieven van de gemeenten en rechtbanken. De digitalisering van de aktes leidt tot een jaarlijkse besparing van 7.097.231 vellen papier en 852 bomen.

Wat is het voordeel voor de burger?

Minder geloop om papieren. Als je trouwt in Hasselt, maar geboren bent in Maaseik moet je niet meer naar Maaseik voor je geboorteakte. Die kun je ophalen in eender welke gemeente.

Hoe moet ik in de toekomst een geboorte- of huwelijksakte opvragen?

Aan het gemeenteloket, maar het is de bedoeling dat de burger dit op termijn elektronisch kan doen vanop een computer. Hij zal bovendien in de toekomst steeds minder deze akten moeten opvragen omdat de overheden ze zelf kunnen raadplegen in de databank. In de komende weken zal dat al het geval zijn voor de familierechtbanken voor echtscheidingsdossiers. Burgers die geen toegang hebben tot een computer kunnen nog altijd terecht bij het gemeentehuis.

Wat gebeurt er met de papieren akten die nog liggen opgeslagen in gemeentehuizen en rechtbanken?

De bewaarplicht van de oude papieren akten van de burgerlijke stand blijft bestaan. Na het verstrijken van de termijn moeten ze worden overgedragen aan het Rijksarchief. In de komende jaren kunnen ze vervroegd worden overgedragen.

Wat als ik een mooie foto wil van de ondertekening van de huwelijksakte?

De digitale huwelijksakte wordt alleen ondertekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand. De meeste lokale besturen zullen er voor kiezen een plechtige verklaring te laten ondertekenen door de echtgenoten en de getuigen, om het ceremoniële aspect van het huwelijk intact te houden. Ook het huwelijksboekje blijft om die reden in veel gemeenten behouden.

Zijn mijn privacygegevens beschermd?

De databank is toegankelijk voor de ambtenaren van de burgerlijke stand en in de toekomst voor al de overheden die in de wet zijn opgesomd zoals bijvoorbeeld de rechtbanken. Deze overheden kunnen alleen toegang krijgen voor een dossier waar ze mee belast zijn.

Kan ik vanaf 1 april terecht in elke gemeente voor een elektronische akte?

Een beperkt aantal gemeenten heeft zich zeer laat aangesloten en zal misschien nog opstartproblemen kennen. Voorts zullen de gemeenten die hun oude akten nog niet opgeladen hebben in de centrale databank, meer tijd nodig hebben om een uittreksel af te leveren omdat ze eerst de akte digitaal moeten opladen.