Dans son avis du 7 septembre 2018, l’Autorité de protection des données confirme que le SPF Justice peut confier le contrôle de l’accès au système e-Deposit au groupe professionnel, moyennant de faire figurer dans un accord la coopération à cet égard. Elle propose d’adapter les projets de l’AR et de l’AM afin de mieux expliquer ce rôle. Selon l’Autorité, les barreaux sont les mieux placés pour vérifier si une personne est (encore) avocat ou si elle a été suspendue le cas échéant. En effet, il relève de leur mission légale de tenir une liste des avocats actifs. E-Deposit reste le point de repère final pour les cours et tribunaux, alors que les jumelages effectués par le système DPA visent à établir un champ d’application plus étendu. Ainsi, les avocats sont également rattachés, via la DPA, aux institutions qui ne relèvent pas de la compétence du ministre de la Justice, telles que le Conseil du Contentieux des Etrangers.

La plateforme DPA n’est pas un outil de conservation mais bien une plateforme de communication. Le contenu des documents, conclusions et lettres n’est pas conservé sur cette plateforme. Il est évident que des fichiers de consignation sont tenus lorsqu’un document est déposé à tout moment. Le même principe prévaut pour l’envoi recommandé lors duquel l’accusé de réception en papier est conservé. Bien entendu, le contenu n’est pas divulgué.

L’Autorité de protection des données demande au SPF Justice de mener, conjointement avec son Data Protection Officer (DPO), une évaluation des effets de la protection des données concernant les données traitées par le barreau. C’est un élément tout récent dans le contexte belge grâce à la transposition de la directive européenne RGPD. Dans notre pays, il n’existe pas encore d’exemple illustrant cette méthode de travail. Le SPF Justice sera la première administration belge à fonctionner de la sorte.