Les citoyens ne doivent désormais plus se rendre physiquement dans une étude notariale pour passer un acte de vente, une donation,… ou pour la plupart des actes notariés. En effet, les citoyens pourront bientôt donner une procuration digitale à une personne de confiance ou à un collaborateur du notaire pour que celui-ci puisse signer l’acte à leur place. Grâce à cette avancée, le gouvernement fédéral répond aux préoccupations de nombreux citoyens.

Depuis l’entrée en vigueur des mesures visant à limiter la propagation du Coronavirus, les citoyens sont uniquement autorisés à se rendre dans une étude notariale pour les actes urgents. Mais cette condition est compliquée à mettre en œuvre pratiquement, les notaires pourront donc passer tous les actes dès la fin des vacances de Pâques.

Comme les notaires doivent respecter les mesures de précaution sanitaires, ils passeront le plus possible d’actes à distance.

Le vice-Premier ministre et ministre fédéral de la Justice, Koen Geens (CD&V), propose aussi une solution pour qu'un acte notarié puisse être passé sans que le citoyen ne se déplace physiquement dans une étude notariale. De cette manière, la santé des parties à l’acte, des notaires et de leurs collaborateurs n'est pas mise en danger et la passation de l’acte peut quand même avoir lieu. Cette solution vaut pour de nombreux actes notariés : actes de vente, donations, contrats de mariage, création d'une société, etc.

Comment fonctionne cette solution ?

Il suffit que le citoyen donne une procuration digitale, soit à un collaborateur du notaire, soit à une personne de confiance qui se déplace physiquement à l’étude notariale, via une vidéoconférence lancée par le notaire. Il s'agit d'une procuration authentique, ce qui empêche donc toute discussion ultérieure.

La signature de cette procuration digitale ne coûte rien aux citoyens : pas d’honoraires pour le notaire, pas de coûts administratifs et pas de taxes non plus. Le notaire informe à l’avance le citoyen de la tenue de la vidéoconférence. Les seules choses dont le citoyen a besoin sont : une connexion à internet, une carte d'identité électronique avec son code PIN correct ou l'application itsme.

Avec ces outils, le citoyen peut alors donner une procuration digitale à un collaborateur du notaire ou à une personne de confiance qui signera ensuite l'acte à sa place. Cela fonctionne peu importe où se trouve la personne qui donne la procuration : à son domicile, dans une maison de retraite, en Belgique ou à l'étranger.

Pendant la vidéoconférence, le notaire explique le fonctionnement de la procuration digitale mais aussi le projet de l’acte notarié qui sera signé par le mandataire. Par exemple, si un citoyen donne une procuration pour la signature d'un acte de vente, le notaire lui fournira par vidéoconférence toutes les explications nécessaires sur le projet de cet acte de vente.

Une fois que toutes les parties ont signé l'acte de vente grâce à cette procuration digitale, le notaire peut, après enregistrement, envoyer une copie de l'acte aux différentes parties.

Koen Geens, vice-Premier ministre et ministre de la justice : « Les citoyens qui veulent acheter une maison, signer un contrat de mariage ou faire une donation ont des difficultés pour se rendre dans une étude notariale. C'est pourquoi nous avons rendu possible la procuration digitale. De cette manière, les citoyens peuvent même faire signer des actes notariés depuis une maison de repos placée en confinement. Dès le début de la crise du Coronavirus, le département ICT du notariat a accordé la plus haute priorité à ce projet, ce dont nous le remercions ! »

"Les notaires s'en réjouissent"

Les notaires sont heureux de cette nouvelle opportunité. « Le rôle du notaire est de garantir pour les citoyens et les entrepreneurs la sécurité juridique des conventions qu’ils signent. Il y a pour cela une série de balises à respecter dont notamment la comparution physique devant un notaire. Si aujourd’hui, les nouvelles technologies permettent de garantir cette sécurité sans que le citoyen doivent se déplacer il fallait encore attendre un changement de loi. C’est chose faite ! Les notaires s’en réjouissent car dès à présent toute une série de dossiers vont pouvoir se débloquer : les citoyens et les entrepreneurs vont pouvoir avancer en toute sécurité ! », explique Sébastien Dupuis, porte-parole de notaire.be.

Il poursuit. « Avec la procuration digitale à distance, certains dossiers vont pouvoir trouver une issue rapide mais attention : la préparation d’un acte est un travail d’équipe : le notaire est en contact permanent avec ses coéquipiers qui sont les administrations, les banques, etc.. Ceux-ci doivent lui fournir une série d’informations qui permettent d’assurer la sécurité juridique du contrat. Si l’une ou l’autre manque, l’acte ne pourra se signer car la sécurité ne sera pas atteinte. Avec le confinement l’obtention de ces informations est parfois plus compliquée. Bien entendu, si un dossier est en règle et que tous les feux sont au vert, il n’y a aucune contre-indication pour signer l’acte ! ».

La Fédération du Notariat met tout en œuvre techniquement pour faciliter le processus et permettre aux notaires de travailler par vidéoconférence dès que la loi aura été votée par le Parlement, ce qui peut prendre jusqu’à deux semaines.