Voortaan moeten de burgers zich niet meer naar een notariskantoor verplaatsen om een koopakte, een schenkingsakte of een andere notariële akte te tekenen. Weldra kan de burger een digitale volmacht verlenen aan een vertrouwenspersoon of aan een notariële medewerker zodat die laatste de akte, in zijn plaats, kan ondertekenen. Daarmee komt de federale regering tegemoet aan de bekommernis van vele burgers.

Sinds het ingaan van de maatregelen om een verdere verspreiding van het coronavirus in te dijken, mogen de burgers zich enkel voor dringende akten naar de notaris begeven. Maar die voorwaarde is niet werkbaar, reden waarom de notarissen na de Paasvakantie ter beschikking zijn om alle akten te verlijden.

Omdat de notarissen de voorzorgsmaatregelen maximaal moeten respecteren, zullen zoveel mogelijk akten op afstand worden verleden.

Federaal Vice-eersteminister en minister van Justitie, Koen Geens (CD&V), komt ook met een oplossing voor de dag waardoor een notariële akte toch kan doorgaan zonder dat de burger zich fysiek naar het notariskantoor moet verplaatsen. Zo komt de gezondheid van de partijen bij de akte, de notarissen en hun medewerkers niet in het gedrang en kan het verlijden van een akte toch doorgaan.

De oplossing geldt voor de meeste notariële akten: koopakten, schenkingsakten, huwelijkscontracten, de oprichting van een vennootschap, enzovoort…

Wat houdt deze oplossing in?
Het volstaat dat de burger aan een persoon, bijvoorbeeld aan een medewerker van de notaris of aan een vertrouwenspersoon die zich wel naar de notaris verplaatst, een digitale volmacht geeft via een videoconferentie die door de notaris wordt opgezet. Het gaat om een authentieke volmacht die geen enkele ruimte voor discussie laat.

Het verlenen van die volmacht per videoconferentie kost de burger niets: geen ereloon voor de notaris, geen kosten en geen belastingen.

De notaris verwittigt de burger op voorhand wanneer deze videoconferentie doorgaat. Het enige wat de burger/volmachtgever nodig heeft, is een aansluiting op het internet, een elektronische identiteitskaart met de juiste pincode of de app itsme. Met die tools kan de burger dan een digitale volmacht geven aan een notariële medewerker of aan een vertrouwenspersoon die de akte vervolgens in zijn plaats zal ondertekenen. Het maakt niet uit waar de volmachtgever zich bevindt; thuis, in een verzorgingstehuis, in binnen- of buitenland.

Tijdens de videoconferentie geeft de notaris toelichting bij de volmacht maar ook al bij het ontwerp van de notariële akte die door de volmachthouder zal worden ondertekend.

Verleent de burger een volmacht voor de ondertekening van bijvoorbeeld een koopakte, dan zal de notaris via de videoconferentie met de volmachtgever meteen ook alle nodige uitleg verschaffen over het ontwerp van de koopakte.

Eens alle partijen de koopakte dankzij deze digitale volmacht hebben ondertekend en de notaris de akte heeft geregistreerd, kan de notaris een kopie van de akte naar de partijen versturen.

Vice-eersteminister en minister van Justitie Koen Geens: ‘Burgers die een huis willen kopen, huwelijkscontract willen ondertekenen of die een schenking willen regelen, kunnen zich moeilijk fysiek verplaatsen naar het kantoor van de notaris. Daarom maakten we de digitale volmacht mogelijk. Zo kunnen burgers zelfs vanuit een rusthuis in lockdown notariële akten laten ondertekenen. De ICT-dienst van het notariaat heeft bij de start van de coronacrisis aan dit project de hoogste prioriteit gegeven, waarvoor dank!’

De notarissen zijn verheugd met deze nieuwe mogelijkheid. ‘Zo kunnen we onverminderd ten dienste blijven van de mensen en van de bedrijven’, zegt notaris Bart van Opstal, woordvoerder van Notaris.be. ‘Onze dienstverlening en ons advies komt niet in het gedrang. Wie partij is bij de akte zal al zijn vragen via de videoconferentie kunnen stellen. De volmachtakte die zo op afstand tot stand komt, biedt dezelfde zekerheid als elke andere notariële akte.’

De Federatie van het Notariaat treft thans alle voorbereidingen om dit technisch te faciliteren zodat de notarissen via videoconferentie kunnen werken eens de wet in het parlement is goedgekeurd. Dit kan zo’n twee weken in beslag nemen.