De jaarlijkse aandeelhoudervergaderingen in een onderneming of een vzw is een vergadering die meestal in april en mei plaatsvindt. Onder andere de benoeming of afzetting van bestuurders komt aan bod. Daarnaast is de aandeelhoudersvergadering hét moment bij uitstek om de jaarrekening en het jaarverslag te onderzoeken en goed te keuren. Het desbetreffende KB werd gisterenavond in het Staatsblad gepubliceerd.

Veel ondernemingen en verenigingen die een virtuele vergadering willen houden, of willen stemmen op afstand, hebben deze mogelijkheid niet noodzakelijk opgenomen in hun statuten. Daarom heeft Vice-eersteminister en minister van Justitie Koen Geens drie opties uitgewerkt.

1. Ofwel stel je de vergadering uit. Voor een aantal wettelijke termijnen krijg je tien weken uitstel, zoals voor de verplichting om de algemene vergadering binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of nog, de verplichting de jaarrekening binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar bij de Nationale Bank neer te leggen.
2. Ofwel organiseer je de vergadering digitaal of schriftelijk. Schriftelijk kan ze eventueel ondersteund worden door video- of teleconferencing. Om rechtsgeldig te kunnen vergaderen, moeten de leden kunnen beraadslagen, het woord kunnen voeren en hun stemrecht kunnen uitoefenen. Dat is ook mogelijk via telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail bijvoorbeeld voor de uitwisseling van geschreven documenten.
3. Ofwel hou je de vergadering fysiek, maar met respect voor social distancing. Deelnemers moeten vragen kunnen stellen. Wie niet kan deelnemen, kan aan iemand een volmacht toekennen voor de stemming.

Vice-eersteminister en minister van Justitie Koen Geens: “Ziekenhuizen en woonzorgcentra hebben nu wel andere zorgen aan hun hoofd dan zich druk te maken over de jaarlijkse algemene vergadering. Iedereen die onderneemt in België, moet dat in de best mogelijke omstandigheden kunnen doen. Daarom bieden we rechtszekerheid en voeren we, net zoals in andere landen, tijdelijk een aantal versoepelingen in voor de jaarlijkse algemene vergadering, zonder daarbij de rechten van de leden uit het oog te verliezen.”

Volgens cijfers van Statbel waren er 631.819 ondernemingen in België in 2017, goed voor 2.871.948 werkzame personen. Ook waren er volgens cijfers van de Kruispuntbank voor Ondernemingen zo’n 150.247 non-profitorganisaties, waarvan 97% vzw’s.

Vice-eersteminister en minister van Justitie Koen Geens: “De voorgestelde regeling geldt voor de gewone, bijzondere als buitengewone algemene vergaderingen. Dat laatste is dit jaar van bijzonder belang, omdat talloze vennootschappen en verenigingen zich hadden voorgenomen hun statuten aan te passen aan het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, dat op 1 januari 2020 op alle bestaande vennootschappen en verenigingen toepasselijk is geworden. Ondanks het feit dat ze nog tot 1 januari 2024 de tijd hebben om hun statuten aan te passen, kiezen de meeste vennootschappen en verenigingen ervoor dat dit jaar al te doen.”