La numérisation de l’état civil a remporté les e-gov Awards décernés par Agoria le 5 décembre 2019 pour les catégories Rentabilité et Meilleur projet de l’année.

Agoria a décerné les e-gov Awards ce 5 décembre 2019. La modernisation de l’état civil a été nominée pour les catégories Rentabilité, Sens de la coopération et Meilleur projet de l’année.

Un honneur partagé, car tant le SPF Justice que le SPF Intérieur, le SPF Affaires étrangères, l’Agence pour la Simplification Administrative, divers partenaires privés et, en particulier, les communes et leurs représentants ont contribué à la réussite du projet.

Signature numérique

Désormais, les actes de l'état civil sont établis sous forme numérique dans l’ensemble des 581 communes belges et 102 postes consulaires, et numériquement tenus à jour dans la nouvelle banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC). Les actes papier font ainsi définitivement partie du passé.

Depuis le 31 mars 2019, pas moins de :

• 276 000 actes de l’état civil électroniques ont été établis ;
• 210 000 notifications ont été envoyées ;
• 1,6 million de copies ou d’extraits ont été délivrés ;
• 5,1 millions d’actes ont été demandés auprès de la BAEC ;
• 8,4 millions d’anciens actes ont migré.

Pour établir un acte de naissance ou de mariage, l’encre et le papier ne sont plus nécessaires. Les agents des maisons communales et des consulats belges signent les actes par voie numérique et les sauvegardent dans la BAEC. Les agents délivrent des extraits et des copies à partir de cette banque de données.

La fin des archives papier

Le SPF Justice et l’Ordre judiciaire ont également accès à la banque de données.

Depuis novembre, tous les parquets ont accès à la banque de données dans le cadre de leur fonction de contrôle. Depuis le mois de juin, le SPF Justice transmet les changements de nom à la nouvelle banque de données.

Les premiers sites pilotes des cours et tribunaux commenceront mi-décembre à introduire dans la banque de données les jugements susceptibles d’avoir une incidence sur les actes de l’état civil comme, par exemple, après un jugement dans un dossier de divorce ou de filiation.

La numérisation mettra donc un terme à l’archivage physique de millions d’actes papier dans les hôtels de ville, les tribunaux et les consulats.

Des actes à distance

Les citoyens ne doivent souvent plus se rendre à leur lieu de naissance pour obtenir une copie ou un extrait de leur acte de naissance. Les autorités peuvent également demander elles-mêmes des actes auprès d’autres services et les citoyens doivent dès lors se rendre moins souvent à la commune ou au tribunal pour présenter ces actes. Non seulement le service est plus rapide pour le citoyen, mais la charge de travail des services publics s’en trouve également allégée.

Un investissement qui paie

Afin de numériser l’état civil, quelque 7,3 millions d’euros ont été investis au cours des 7 dernières années.

L’investissement est doublement récompensé. Cela prouve l’économie annuelle de 39,6 millions d’euros de charges administratives pour les citoyens, les entreprises, les communes et l'autorité fédérale. Leurs frais de déplacement et/ou de fonctionnement ont considérablement diminué.