De papieren geboorte- of huwelijksakte mag vanaf 31 maart 2019 definitief de geschiedenisboeken in. De papieren akte is niet meer. De digitale akte, opgeslagen in een centrale databank, komt in de plaats. Ook ondertekent de ambtenaar van de burgerlijke stand een akte voortaan enkel elektronisch.

Het zal even wennen zijn voor de ambtenaren op het stadhuis. Bij een geboorte, naamsverandering of huwelijk komt er geen balpen meer aan te pas. Met hun elektronische identiteitskaart ondertekenen ambtenaren van de burgerlijke stand (of de door hem gedelegeerd ambtenaar ) elektronisch de akte. Burgers moeten niet langer zelf hun handtekening zetten, die van de ambtenaar volstaat.

Uniforme uittreksels

De verplichte digitalisering maakt komaf met de ongemakken van de miljoenen papieren akten die in de stadhuizen en de rechtbanken worden bewaard. Ze kunnen niet langer beschimmelen en moeten ook niet langer worden afgedrukt. Dat spaart papier, ruimte en bewaringskosten.

Ook wordt het Rijksregister automatisch bijgewerkt wanneer een akte wordt gewijzigd. De overheid zal op aanvraag voortaan ook zelf akten doorgeven aan andere diensten. De uittreksels worden op dezelfde uniforme manier afgeleverd en kunnen alleen digitaal worden opgemaakt of gewijzigd door medewerkers die over de juiste toegangsrechten beschikken.

Grote digitaliseringsoperatie

De gemeenten, rechtbanken en buitenlandse consulaten hebben zich maandenlang voorbereid op de komst van de centrale databank (DABS). Oude akten vanuit lokale registers migreerden naar de nieuwe databank. In totaal worden er 589 gemeentelijke registers en 102 consulaire posten uit het buitenland geïntegreerd in de databank. De ambtenaren van de burgerlijke stand kregen een passende opleiding en de nodige machtigingen om het systeem te gebruiken.

Minister van Justitie Koen Geens: “Ik denk dat ik met de digitalisering van het strafregister en nu de burgerlijke stand, een enorme bijdrage heb geleverd aan de werklastvermindering van de gemeentelijke administratie. Ook voor onze de rechtbanken betekent dit eens te meer een stap vooruit in de digitalisering. Binnen afzienbare tijd zullen burgers hun Belgische akten nooit meer moeten voorleggen, want de Belgische overheden hebben al rechtstreekse toegang tot de databank.”

Dit is een project van vele partners, waarvoor Minister van Justitie Koen Geens met ministers De Crem, De Backer en Reynders heeft samengewerkt. De Dienst Administratieve Vereenvoudiging speelt een coördinerende rol.